Reporte de denuncias y procedimiento de investigacion
Todos los grupos de interés de la Empresa, ya sean colaboradores, clientes, proveedores, la comunidad o la competencia, están invitados a reportar denuncias en relación a las actividades que lleva a cabo nuestra organización a por las siguientes vías:
- Personalmente o por contacto telefónico al Encargado de Cumplimiento o a algún miembro de la administración superior de la Empresa, quienes deberán informar los hechos denunciados inmediatamente por escrito al Comité de Cumplimiento.
- Correo electrónico al Encargado de Cumplimiento o al Comité de Cumplimiento (compliance@ultranav.cl).
- A través del Canal de Denuncias al que se puede acceder en la página WEB de la Empresa.
Dentro de lo posible, en dicha denuncia debe señalarse los nombres, apellidos y R.U.T. del denunciante y/o afectado, el cargo que ocupa en la Empresa y cuál es su dependencia jerárquica; una relación detallada de los hechos materia del denuncio, en lo posible indicando fecha y horas.
Toda denuncia recibida por las vías señaladas, deberá ser comunicada inmediatamente a los miembros del Comité de Cumplimiento, con copia al presidente del directorio de la Empresa. El Comité de Cumplimiento designará como investigador del caso reportado a una persona imparcial y debidamente capacitado para conocer de estas materias. Toda la información reportada será tratada de manera confidencia. La Empresa garantiza que no se tomarán represalias contra las personas que denuncien un hecho.
Las denuncias que se reciban respecto a hechos ocurridos a bordo de buques de propiedad de Ultranav o sus filiales, serán inmediatamente comunicadas además al respectivo DPA (“Designated Person Ashore”), para que pueda tomar las medidas necesarias para resguardar la seguridad del buque y sus tripulantes.
El investigador tendrá el plazo de 30 días para realizar su investigación, plazo que podrá ser prorrogado por el Comité de Cumplimiento por hasta otros 30 días adicionales.
Dentro de los 5 primeros días de recibida la denuncia, el investigador podrá sugerir al Comité de Cumplimiento que el caso sea derivado a la Inspección del Trabajo respectiva, por existir inhabilidades al interior de la Empresa provocadas por el tenor de la denuncia, y cuando se considere que la Empresa no cuenta con personal calificado para desarrollar la investigación.
Recibida la denuncia y en la medida que ésta no sea derivada a la Inspección del Trabajo, el investigador deberá comunicar a él o los denunciados, en forma personal, dentro de un plazo de 5 días contados desde la recepción de la denuncia, siempre y cuando dicha notificación no obstaculice la recopilación de información y evidencias, del inicio de un procedimiento de investigación En casos graves, en que existan circunstancias que indiquen la participación en un delito, se podrá proceder sin notificación alguna remitiendo directamente los antecedentes a la autoridad competente.
El investigador fijará las fechas de citación para oír a las partes involucradas, de manera de garantizar que todos los involucrados sean oídos y puedan aportar pruebas que sustenten sus dichos.
El investigador, conforme a los antecedentes iniciales que tenga, podrá solicitar a la gerencia disponer de algunas medidas precautorias, tales como la separación de los espacios físicos de los involucrados en el caso, la redistribución del tiempo de jornada, o la redestinación de una de los partes, atendida la gravedad de los hechos denunciados y las posibilidades derivadas de las condiciones de trabajo.
Todo el proceso de investigación constará por escrito o por medios digitales encriptados que garanticen la integridad y confidencialidad de la información, dejándose constancia de las acciones realizadas por el investigador, de las declaraciones efectuadas por los involucrados, de los testigos y las pruebas que pudieran aportar. Se mantendrá estricta reserva del procedimiento.
Una vez que el investigador haya concluido la etapa de recolección de información, a través de los medios señalados en el artículo anterior, procederá a emitir el informe sobre la existencia de los hechos denunciados y, en su caso, una propuesta de sanciones aplicables que podrán ser amonestación verbal o por escrito y/o multa, que no podrá ser superior a la cuarta parte de la remuneración bruta diaria del trabajador infractor sin perjuicio de la facultad que tiene el empleador de poner término al Contrato de Trabajo si la infracción configura una causal de caducidad del vínculo laboral consagrada en la legislación vigente.
El informe del investigador deberá constar por escrito, estar debidamente fundado, guardando siempre la confidencialidad y reserva de los intervinientes del caso y contendrá la identificación de las partes involucradas, los testigos que declararon y de la prueba ofrecida, una relación de los hechos presentados, las conclusiones a que llegó el investigador y las medidas y sanciones que se proponen para el caso. En caso que los hechos tengan caracteres de delito y no sea suficiente las sanciones internas, se remitirán antecedentes a las autoridades competentes.
Terminada la etapa de investigación y evacuado el Informe respectivo, el Comité de Cumplimiento evaluará críticamente el informe del investigador y adoptará la sanción sugerida o aquella que estime procedente en consideración a la gravedad de los hechos.
La decisión final del Comité de Cumplimiento incluidas las medidas y sanciones propuestas, será notificada por escrito a él o los denunciados y será mantenida en el archivo de la Gerencia de Administración de Personas de la Empresa por el tiempo que establezca la política interna sobre protección de datos personales.
Las conclusiones de la investigación interna sobre denuncias de acoso sexual, serán remitidas a la Inspección del Trabajo dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo señalado en el artículo anterior.
Las observaciones realizadas por la Inspección del Trabajo sobre denuncias de acoso sexual, serán apreciadas por la gerencia de la Empresa y se realizarán los ajustes pertinentes al informe, el cual será notificado a las partes a más tardar al quinto día de recibida las observaciones del órgano fiscalizador. Las medidas y sanciones propuestas serán de resolución inmediata o en las fechas que el mismo informe señale, el cual no podrá exceder de 15 días.
El afectado/a por alguna medida o sanción, podrá utilizar el procedimiento de apelación general cuando la sanción sea una multa, es decir, podrá reclamar de su aplicación ante la Inspección del Trabajo.
Considerando la gravedad de los hechos constatados, la Empresa podrá tomar las medidas de resguardo tales como la separación de los espacios físicos, redistribuir los tiempos de jornada, redestinar a uno de los involucrados, u otra que estime pertinente y las sanciones estipuladas en este Reglamento, pudiendo aplicarse una combinación de medidas de resguardo y sanciones.
Si uno de los involucrados considera que alguna de las medidas señaladas en el artículo anterior es injusta o desproporcionada, podrá apelar de las mismas ante el gerente general de la Empresa o recurrir a la Inspección del Trabajo.
La Empresa se obliga a respetar en todo momento los derechos fundamentales de las personas denunciadas y denunciantes. La Empresa procurará que la identidad del denunciante y demás intervinientes durante la investigación de la denuncia permanezcan en reserva, al igual que todo el procedimiento que se lleve a cabo para aclarar la denuncia efectuada, hasta que el procedimiento se haga público. En todo caso la confidencialidad del denunciante deberá mantenerse durante todas las etapas del procedimiento, incluso una vez concluido éste. La Empresa se obliga a mantener y proteger la evidencia recolectada durante la investigación.